Apostille e traduzioni: cosa serve davvero per iscriversi all’università in Danimarca?

Quando inizi a preparare la domanda per studiare in Danimarca (o in altri paesi del Nord), la parte meno entusiasmante è sicuramente la burocrazia. Però, senza documenti autenticati e tradotti come si deve, potresti trovarti fuori gioco senza nemmeno capirne il motivo. Qui trovi tutte le cose che avrei voluto sapere prima di incastrarmi tra Prefettura, traduttori e portali universitari.

Devo autenticare i documenti italiani per l’università in Danimarca? Ecco quando serve davvero

Negli ultimi anni qualcosa è cambiato: il Regolamento UE 2016/1191 ha semplificato la vita con alcuni atti pubblici (tipo certificati di nascita o stato civile): tra Italia e Danimarca non servono più Apostille o legalizzazione in questi casi. Purtroppo, i diplomi di scuola superiore e le lauree non rientrano in questa semplificazione: ogni università danese decide se vuole copie semplici, documenti originali, digitali o con Apostille.

• Alcuni atenei, come il DTU, sono “easy”: accettano anche un diploma scannerizzato con una buona traduzione ufficiale in inglese.
• Altri, soprattutto per master o per il riconoscimento nazionale della laurea, pretendono sigilli e timbri come se stessi traslocando una banca centrale. Soprattutto il famigerato “Apostille”.

Consiglio spassionato: prima di impazzire a raccattare timbri, scrivi al loro international office. O chiedi a noi: abbiamo già visto università cambiare policy da un anno all’altro, spesso senza avvisare.

Cos’è l’Apostille e come si ottiene in Italia?

L’Apostille è, semplificando tanto, un timbro internazionale che dice “ho controllato: questo diploma è vero, la firma è vera”. È previsto dalla Convenzione dell’Aja del 1961: tra paesi membri basta lui, non serve la legalizzazione lunga in ambasciata.

In Italia:

• Per un diploma di scuola superiore: ti rivolgi alla Prefettura di zona. Servono marca da bollo (16€), modulo, documento originale, carta d’identità. Ogni Prefettura ha regole un po’ sue – in alcune si va su appuntamento, in altre via posta.
• Per altri atti tipo certificati notarili vai in Procura.
• Tempi: da uno a dieci giorni lavorativi (d’estate o in grandi città anche di più).
• Costi: oltre alla marca da bollo, occhio a diritti di segreteria o corrieri se hai fretta.

Se non trovi l’originale del diploma, chiedi a scuola un “certificato sostitutivo del diploma”.

Posso farne a meno?

A volte sì. Se il tuo liceo o università può inviare direttamente una Statement of Grades firmata digitalmente all’università straniera, o se hai già un Diploma Supplement in inglese, molte università accettano questi come “ufficiali”.

MA: alcuni uffici ammissioni chiedono ancora l’Apostille senza preavviso, quindi muoviti con anticipo.

Che tipo di traduzione serve ai documenti italiani per la Danimarca? Inglese, danese, asseverata…?

Quasi tutte le università danesi richiedono i documenti tradotti in inglese. Il danese è praticamente inutile, a meno che tu non vada a fare corsi in lingua locale.

Ma quale tipo di traduzione?

1. Traduzione asseverata/giurata: fatta davanti a un tribunale italiano, con dichiarazione del traduttore (quella proprio “timbrata”). Questa viene sempre accettata, e spesso serve anche quando bisogna poi apostillare la traduzione.
2. Traduzione "certified" (ossia professionale, con dichiarazione di accuratezza, timbro su carta intestata): molte università la accettano, specialmente per i bachelor. Informati però, perché ogni ateneo fa un po’ storia a sé.
3. Google Translate & “fai da te”: nessuna università al mondo li prende sul serio. Nemmeno se giuri sulla tua playlist Spotify.

Cosa controllare quando prenoti una traduzione:

• Se ti serve veramente l’asseverazione (di solito per master o corsi molto selectivi, o se la richiesta arriva da un ente pubblico).
• Se l’agenzia include la dichiarazione di accuratezza.
• Che i dati anagrafici siano coerenti con passaporto/diploma.

A volte ti chiederanno di apostillare anche la traduzione: in quel caso, prima asseveri e poi porti in Prefettura per il secondo timbro.

Esempi reali: come si comportano le università danesi con documenti e traduzioni?

DTU (Technical University of Denmark):

• Diploma + transcript nella lingua originale e traduzione certificata in inglese. L’Apostille non viene menzionata di default, ma fanno controlli antifrode a campione (e capita davvero!).

University of Copenhagen:

• Se i tuoi documenti NON sono in una delle lingue “major” europee, ci vuole la traduzione certificata.
• Se già hai un diploma bilingue (tipo alcuni licei internazionali) non serve altro, a volte accettano anche i Diploma Supplement.

Caso reale: Lisa, liceo scientifico a Milano
Lisa ha caricato il suo diploma senza Apostille, sperando andasse tutto bene. Due settimane prima della deadline, l’università le chiede chiarimenti. Ha dovuto prenotare un volo last minute e pagare un corriere internazionale, per poi risolvere in extremis. Morale: se puoi, non aspettare l’ultimo minuto.

Quali errori fanno (quasi) tutti agli inizi? Come evitarli!

• Traduzioni senza timbro o senza dichiarazione: rifiutate senza pietà.
• Nomi sbagliati o disallineati (Rossi Maria / Maria Rossi): fai una self-declaration o chiedi nota ufficiale alla segreteria scolastica.
• Scansioni da foto sfocate: almeno una scansione 300 dpi in PDF unico, chiaro, senza pezzi tagliati.
• Attendere agosto per l’Apostille: molti uffici italiani chiudono, alcuni anche due settimane!

Le domande più frequenti (e risposte senza giri di parole)

Serve sempre l’Apostille sui diplomi italiani per candidarsi in Danimarca?

No, ma alcune università e uffici pubblici (come per il CPR o per il SU) potrebbero chiedertela, spesso in modo un po’ random. Se vuoi stare tranquillo, fallo.

Quanto tempo prima va fatta la traduzione?

Ti consigliamo almeno un mese prima della deadline. Se arrivi tra maggio e luglio occhio che i traduttori asseverati sono “sold out” velocemente.

Posso inviare prima copie digitali e spedire dopo gli originali?

Dipende dalla università: al DTU e alla Aalborg University si può; a Copenhagen spesso vogliono tutto subito. Controlla sempre la pagina ufficiale del corso.

Meglio la traduzione in inglese britannico o americano?

Non fa differenza, l’importante è la coerenza interna e l’uso corretto dei termini tecnici.

Morale: come sopravvivere al lato burocratico senza perdere la pazienza (e il volo)

La parte dei documenti sembra un dettaglio noioso, ma ogni anno per colpa di un timbro mancante o una traduzione incompleta la domanda di qualche italiano va persa. Se sei in dubbio, se non capisci una mail ambigua della segreteria danese, se vuoi delegare trafile che rubano settimane di ferie, chiedici una consulenza. Più di una volta un confronto in extremis ha salvato chi era a rischio “gap year” forzato.

Noi non abbiamo la bacchetta magica per ogni università o situazione, ma essere passati per questa trafila in prima persona ci permette di darti risposte senza filtri. Anche se la risposta sarà: “serve una chiamata alla segreteria del campus, perché pure a noi il dubbio rimane”.

In fondo: meglio una domanda in più oggi, che una corsa disperata tra Prefettura e DHL a 48 ore dalla scadenza.